PDCA คืออะไร ช่วยให้ธุรกิจ SME ดีขึ้นได้ยังไงบ้าง?

หากคุณกำลังเจอปัญหาเดิมๆซ้ำซากแต่แก้เท่าไหร่ก็ไม่หายไปเสียที จนคุณรู้สึกทำงานไปเท่าไหร่ก็ไม่มีประสิทธิภาพและเหนื่อยกว่าเดิมอยู่เรื่อยๆ แสดงว่าคุณกำลังพบกับการทำงานที่ไม่เป็นระบบ ซึ่งปัญหาแม้ว่าจะเล็กหรือใหญ่แต่หากไม่แก้ไขให้ถูกวิธีก็จะเป็นอุปสรรคต่อการทำงานและเป้าหมายของเรา ซึ่งปัญหาที่กล่าวมามักจะเกิดกับธุรกิจ SME ซะส่วนใหญ่เนื่องจากยังไม่มีการวางรากฐานระบบในการทำงานที่มั่นคง

วันนี้พี่แคชเลยจะมาแนะนำเครื่องมือในการบริหารจัดการปัญหาต่างๆ ให้เพื่อนๆลองนำไปปรับใช้ในองค์กร เพื่อทำให้งานมีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น นั่นก็คือ PDCA Model ซึ่งเป็นเครื่องมือที่เป็นที่นิยมอย่างมากและองค์กรชั้นนำใหญ่ๆหลายภาคส่วนนำไปใช้กัน อย่าง NIKE, Nestlé, TOYOTA เพื่อแก้ปัญหาอย่างตรงจุดและเป็นระบบอย่างยั่งยืน

PDCA เป็นเครื่องมือที่คิดค้นโดย เอ็ดเวิร์ด เดมมิ่ง (Edwards Deming) วิศวกรและศาสตราจารย์ชาวอเมริกันที่ทำงานอยู่ในประเทศญี่ปุ่น นักสถิติที่ทุกคนต่างยกย่องให้เป็นบิดาแห่งการควบคุมคุณภาพสมัยใหม่

ซึ่ง PDCA ย่อมาจาก Plan-Do-Check-Act หรือ วางแผน-ปฏิบัติ-ตรวจสอบ- ปรับปรุง
โดยมีจุดประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาและทำให้เกิดการพัฒนาปรับปรุงให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องและยั่งยืน

4 ขั้นตอนของการทำ PDCA มีอะไรบ้าง ?

1. P – Plan : การวางแผน
หลังจากเรากำหนดเป้าหมายหรือรู้ถึงปัญหาแล้ว การวางแผนจึงเป็นสิ่งสำคัญและควรจะทำเป็นอย่างแรก ซึ่งต้องมีการคิดอย่างรอบคอบและครอบคลุม ตั้งแต่การเริ่มต้นวงจรในการทำงานจนสิ้นสุดกระบวนการ สิ่งที่ต้องวางแผนได้แก่

- ปรับปรุงอะไร (what)
- ปรับปรุงอย่างไร (how)
- ใครมีหน้าที่รับผิดชอบ (who)
- ต้องดำเนินการเมื่อไหร่ (when)

และที่สำคัญที่สุดคือการกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการจะได้ (outcome) ว่าจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรและกำหนดตัวชี้วัดที่เหมาะสม (KPI) ขั้นตอนนี้ต้องออกมาเป็นแผนการดำเนินงานหรือ Action Plan ให้ได้

2. D – DO : การลงมือทำ
หลังจากเราวางแผนแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการลงมือทำอย่างมีวินัย ซึ่งขั้นตอนนี้ก็จะมีการประยุกต์ใช้เครื่องมือหรือทักษะการบริหารต่างๆเข้ามาสอดแทรกในกระบวนการทำงาน ในขั้นตอนนี้แนะนำว่าควรเริ่มปฏิบัติจากคนกลุ่มเล็กหรือเป็นโปรเจ็คเล็กๆก่อน เพื่อเป็นการป้องกันความเสียหายให้เกิดขึ้นน้อยที่สุด
3. C – Check : การตรวจสอบ
เมื่อเราลงมือทำแล้ว แน่นอนว่าอาจจะมีปัญหาเกิดขึ้นไม่มากก็น้อย ดังนั้นเราจึงต้องตรวจสอบและประเมินผลการทำงานว่าเป็นไปตามที่วางแผนไว้หรือไม่ พบอุปสรรคอะไรบ้าง และปัจจัยอะไรบ้างที่ทำให้งานดีขึ้นหรือแย่ลง โดยใช้ตัวชี้วัดที่กำหนดไว้ตอนแรกมาตรวจสอบ
4. A – Act : การปรับปรุง
หลังจากเราตรวจสอบจนพบสาเหตุของปัญหา ก็นำปัญหามาเข้าสู่กระบวนการปรับปรุงแก้ไข เมื่อแก้ไขปัญหาสำเร็จ ก็นำวิธีการนั้นมาเป็นมาตราการ กำหนดให้เป็นแบบแผนหรือเป็นนโยบาย

หลักสำคัญของการทำ P-D-C-A

P-D-C-A ต้องทำอย่างต่อเนื่อง สุดท้ายก็เมื่อปรับปรุงแผนการดำเนินงานเสร็จ เราก็จะกลับเข้าสู่วงจรการทำ PDCA แบบนี้วนไปเรื่อยๆ พอทำครบ Loop แบบนี้ไปเรื่อยๆ มันก็จะกลายเป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องจนเกิดการทำงานที่เป็นระบบและลดปัญหาหรืออุปสรรคเดิมๆที่เกิดขึ้น

สำหรับเพื่อนๆนักธุรกิจหน้าใหม่ไฟแรง ที่พบเจอปัญหาหรืออุปสรรคไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ จนรู้สึกเหนื่อยและท้อใจ พี่แคชแนะนำให้เพื่อนๆลองนำเครื่องมือ PDCA ดังกล่าว ไปประยุกต์ใช้กับกระบวนการทำงานกันได้ เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างเป็นระบบลดปัญหาต่างๆได้อย่างยั่งยืน

สำหรับเพื่อนๆที่ต้องการเงินทุน เพื่อนำไปจัดทำโปรเจค PDCA เพื่อเป็นการวางรากฐานในการทำงานและสร้างรูปแบบการทำงานอย่างเป็นระบบ สามารถนำทรัพย์สินที่เพื่อนๆมี มาจำนำกับเราได้ทั้ง 16 สาขา ครอบคลุมพื้นที่กรุงเทพฯ และปริมณฑล ได้เลยครับ รับรองว่าแคชเอ็กซ์เพรส จำนำทันใจ ได้เงินไปลุงทุนเปิดร้านค้าออนไลน์แน่นอน หรือทดลองประเมินราคาบนช่องทางออนไลน์ได้เลย